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通过这 15 个技巧将 Microsoft Teams 变成生产力强国

结果已经出来,Microsoft Teams 将继续成为各行各业的企业和组织的领先虚拟运营解决方案。

通过这 15 个技巧将 Microsoft Teams 变成生产力强国

结果已经出来,Microsoft Teams 将继续成为各行各业的企业和组织的领先虚拟运营解决方案。现在专业团队对应用程序越来越熟悉,我们的使命是通过简单的优化技巧帮助用户节省时间和精力。

使用这些万无一失的 Microsoft Teams 技巧和快捷方式节省时间和精力

今年,Microsoft Teams 已成为无数组织的救星和游戏规则改变者。向远程工作的过渡对每个人来说都是一个挑战。尽管如此,借助 Microsoft Teams 等可靠的解决方案,专业领导者已经看到了他们的团队的工作效率——无论他们在哪里工作。

然而,作为 IT专家团队,我们一直在寻求帮助企业和组织充分利用他们使用的技术,Microsoft Teams 也不例外。我们从客户和潜在客户那里收到了很多关于定位 Microsoft Teams 以实现最佳生产力和性能的最佳方法的问题。

我们的使命是提供有形资源,帮助任何行业的业务团队充分利用 Microsoft Teams 虚拟平台。首先,我们整理了一份 Microsoft Teams 生产力手册,其中包含 15 种清晰而简单的方法,业务团队可以通过 Microsoft Teams 节省时间和精力。查看以下所有节省时间的提示!

微软团队 用户的 15 大内置时间节省器

微软团队 充满了无穷无尽的功能,旨在帮助您的团队更聪明地工作,而不是更努力地工作。 Microsoft Teams 的设计考虑了生产力、协作和沟通。业务团队可以集中他们的资源、保持联系并通过一个虚拟平台完成所有工作。

但是,与任何向新技术的过渡一样,让 Microsoft Teams 平台挂起似乎具有挑战性。凭借如此多的面向业务的功能,许多新的 Microsoft Teams 用户正在寻找快速简便的方法来充分利用应用程序必须提供的每一项功能。因此,我们创建了这本全面的手册,以帮助您和您的团队在浏览应用程序及其所有功能时节省时间和精力。

您可以通过以下 15 种方式开始简化 Microsoft Teams 体验:

键盘快捷键

许多专业人士不知道这一点,但通常有一种在 Microsoft Teams 中的选项和页面之间移动的更快方法 - 您不必经常点击。相反,您可以使用内置键盘快捷键列表。要探索可用的键盘快捷键,请从使用 CTRL + 开始。键盘快捷键。这将填充旨在帮助您简化对各种 Microsoft Teams 功能的访问的键盘快捷键的整个列表。

在 Windows 操作系统上运行的 Teams 桌面应用程序支持键盘快捷方式。但是,请记住,桌面应用程序与 Web 应用程序的某些快捷方式是不同的。要查看每个平台(包括 Mac 操作系统)的所有快捷方式,只需选择“查看所有平台的快捷方式”按钮,这将填充您可能使用的任何平台的快捷方式列表。

查找此键盘快捷键列表的另一种方法是使用 Teams 主页顶部的命令框。只需输入 /keys,就会出现键盘快捷键列表。无论您通过何种方式访问​​它,请查看键盘快捷键,以找到通过使用快速击键而不是持续单击来节省 Microsoft Teams 时间和精力的最佳和最有用的方法。

快速导航快捷键 

微软团队 中的另一个快捷功能是内置的快速导航快捷方式集合。这些快捷方式将使您能够更顺畅地在 Teams 界面中轻松移动。

以下是 Teams 中可用的快速导航快捷方式的示例:

  • 要显示活动使用 CTRL + 1
  • 要移动到聊天,请使用 CTRL + 2
  • 要移动到您的团队,请使用 CTRL + 3
  • 要移动到日历使用 CTRL + 4
  • 要移动到呼叫使用 CTRL + 5
  • 要移动到文件,请使用 CTRL + 6

请记住,这些快速导航快捷方式基于 Teams 界面的默认布局。如果您更改这些应用程序的顺序,快捷方式将取决于它们在界面上的顺序和位置。例如,如果您将日历移动到界面顶部,则日历的快速导航快捷方式将更改为 CTRL + 1。所有其他人将根据其在界面上的顺序和位置进行相应调整。

如果您使用 Web 应用程序运行团队,只需将 SHIFT 添加到每个快速导航快捷方式的开头。例如,如果您的“活动”窗格位于界面顶部并且您正在使用 Web 应用程序,只需键入 SHIFT + CTRL + 1 即可快速移至该部分。

状态更新

微软团队 中另一个很棒的省时功能是能够更改和设置您的状态。这可以让您的同事知道您是在远程工作还是在不同的组织区域内工作。这也是查看同事是否有空或他们是否能够回复聊天或对话的有用方法。

由于 Teams 与您的 Outlook 日历同步,因此它会根据您的安排自动设置您的状态。要自己更改状态,请移至窗口顶部的个人资料图片。如果您使用的是移动设备,请选择菜单选项,即左上角的汉堡包图标。将鼠标悬停在与 Outlook 日历集成的现有状态上,然后选择一个选项来更改您的状态。

以下是您可以选择的不同状态选项:

  • 可用 - 这表示您在 Teams 中处于活动状态,并且您的日历中没有任何内容。
  • 忙碌 – 这是您想要专注于一项任务,但仍希望弹出通知的时候。如果您正在参加会议或在日历中安排了某些事情,这也将是显示的状态。
  • 请勿打扰 - 这适用于您想要聚焦或呈现/共享屏幕的情况。这将停止弹出通知。只有当它是紧急消息时,你才会看到来自 Teams 的通知。
  • 马上回来——这是为了当你想让人们知道你暂时离开时。请记住,它永远不会自动设置,必须在您离开时由您设置。
  • 出现在外——这是当您需要专注于工作而不立即做出回应时。
  • 离线 – 此状态要么在您不在 Teams 中工作时自动显示,要么在 Teams 中工作时设置它以隐身完成工作。

除了更改您的状态外,您还可以设置状态消息并选择显示多长时间。如果您想查看不同团队成员的状态和状态消息,只需单击……“更多选项”按钮,选择“管理团队”,您就会看到不同团队成员的状态和状态消息。

掌握命令框 

在 Microsoft Teams 上节省时间和精力时,命令框是您最好的朋友。每当您在 Teams 中工作时,命令框都可以帮助您搜索、获取帮助、执行快速操作、启动应用程序并快速找到您要查找的内容。

搜索消息、人员、文件、应用程序、团队或频道,在命令框中键入您要查找的内容,然后按 Enter。将填充结果列表,然后您可以在列表中查看您在三个不同类别中查找的任何内容:消息、人员和文件。您甚至可以进一步过滤结果,以更具体地了解您要搜索的内容。

请记住,还有其他方法可以打开和访问命令框。要使用键盘快捷键访问命令框,请使用 CTRL + E。从这里,您可以再次输入您要查找的内容,或者您​​可以使用斜杠命令。斜线命令可帮助您在不中断流程的情况下执行任务。例如,如前所述,您可以使用 /keys 快速调出键盘快捷键列表。

您还可以使用 CTRL + / 直接跳转到命令框,这将填充完整的斜杠命令列表,其中包含您可以从中选择以访问特定内容或获取帮助的说明。选择要使用的斜杠命令或直接输入它。例如,/whatsnew 将显示 Teams 上的所有新内容。您可以使用 /files 调出最近的文件列表以供选择,或者您也可以使用斜杠命令通过键入 /available、/busy 等来更改您的状态。

Making Use of @Mentions 

Wondering how you can improve and streamline your communication within Microsoft Teams and make it easier for team members to see your messages? Try using @mentions. You’re likely familiar with @mentions from major social media platforms. It’s a simple technique where you first type the @ symbol, followed directly by the name of the person or people you want to call attention to in your post or message conversation.

Your options for @mentions are @person, @channel, or @team, meaning you can mention an entire Channel or Team by simply typing the @ symbol followed directly by the Channel or Team name. An @mention will call attention to the person or people you want to address, and they will receive direct notification in their Activity pane.

You can view @mentions that people have made for you by clicking on Activity notifications. Here you will see recent @mentions that people have made to you directly or to Teams and Channels you are a part of. Using @mentions creates a more focused conversation, increases immediate replies, and makes conversations easier to find.

管理团队

如果您是特定团队的所有者,您可以通过多种简单的方式自定义和管理您的团队。假设您想更改团队的名称。转到...“更多选项”按钮或右键单击然后选择“编辑团队”。您可以在此处更改团队名称、描述,甚至隐私选项。然后,只需单击“完成”,您就会看到 Teams 中反映的名称更改。

接下来,也许您想更具体地管理团队。再次选择……“更多选项”按钮或右键单击,然后选择“管理团队”。请记住,……“更多选项”下拉列表中还有其他选项。例如,您可以直接从此列表中添加频道或新团队成员。您还可以从此下拉菜单中完全删除团队。但是,您也可以通过进入“管理团队”页面来执行所有这些操作。

假设您想向您的团队添加成员。在“管理团队”页面上,单击“添加成员”。然后,输入名称或组以搜索您要查找的内容。如果您的组织启用它,您甚至可以选择搜索外部合作伙伴的电子邮件地址并将其添加到您的团队中。

选择要添加的团队成员后,单击“添加”,他们将被添加到您的团队中。如果需要,您还可以选择添加更多团队成员。当您选择了所有成员后,您需要添加。然后,您可以通过单击其姓名旁边的下拉菜单将其角色设置为成员或所有者。专业提示:出于管理目的,在团队中拥有多个所有者始终是最佳实践。

“管理团队”页面还允许您执行各种其他操作,包括:

  • 查看想要加入您的团队的人员的待处理请求
  • 查看团队中的所有现有频道
  • 通过选择“更改图片”然后“上传图片”来更改团队图片。
  • Set who is and isn’t allowed to use @mentions
  • 创建团队代码作为人们安全加入私人团队的一种方式
  • 启用向对话添加 GIFS、表情符号和贴纸的功能

基本上,“管理团队”页面就是根据您希望团队的工作方式自定义您的团队。只需探索所有不同的设置,即可确定设置、优化和管理各个团队的最佳方式。

额外提示:如果您是不再积极参与的团队的一员,您可能想要离开团队,但仍然可以访问集中在该团队中的资源和对话。一种选择是隐藏团队。为此,请选择...“更多选项”或右键单击。然后,选择“隐藏团队”。团队不会消失,所有者也不知道您隐藏了它,但它会清理您的界面并保留您正在积极工作的团队和项目的前端和中心.

您可以随时转到隐藏团队的列表,如果您想再次显示它,只需返回...“更多选项”或右键单击并选择“显示”。此外,如果您想确定优先级对于您在视图中正在积极处理的项目,您始终可以更改左侧窗格中团队和项目的顺序。只需单击并拖动项目,即可按照您喜欢的顺序在列表中上下移动它们。

像专业人士一样搜索 

我们已经提到您可以使用命令框以多种方式进行搜索。您还可以直接在聊天或对话中搜索人员。但是,很高兴知道过滤器和搜索选项直接内置在您的团队窗格中。

您可以通过转到漏斗图标或简单地使用 CTRL + SHIFT + F 键盘快捷键来到达那里。输入您要查找的内容,所有匹配项和结果将自动填充。这是一种直接从主团队页面查找团队、频道、项目、文件、人员、应用程序等的直接且集中的方式。

编辑消息 

曾经发送过您希望可以编辑或收回的消息吗?我们都去过那里。 Microsoft Teams 使你可以编辑在 Chat 或 Teams 中发送的消息。假设您发送了一条消息,然后意识到缺少错误或某些内容。

只需将鼠标悬停在消息上,然后为“更多选项”选择……并选择“编辑”。

From here, you can fix your message and add anything you may have forgotten. Keep in mind you can only edit your own messages, but there is no limit on the number of times you edit. You can add @mentions and make any changes or edits you want. Then it’s as simple as choosing either ‘Cancel’ or ‘Save.’

创建私人频道

正在寻找一种在团队中进行仅包含特定成员的私人对话的方法? Microsoft Teams 使您可以创建专用频道。私人频道专为进行机密对话而设计。您还可以将机密文件存储在私人频道中。

虽然私人频道的使用可能会被最小化,但对于一些受限的通信,它可能是一个很好的选择,特别是如果您不想创建一个全新的团队进行更多的私人对话。

要创建私人频道,首先要...“更多选项”,然后选择“添加频道”。将频道设置为私人,然后单击“下一步”。然后您可以添加成员。但是,请记住,私人频道成员必须是您所在的更大团队的成员。然后您可以将他们的角色分配为私人频道的成员或所有者。

完成后,您会在团队页面上看到私人频道,旁边有一个锁定图标。这意味着只有私人频道成员可以看到它 - 其他团队成员不会看到它显示在他们的团队页面上。总的来说,私人频道为保护、共享和存储私人对话和数据提供了一个很好的途径。

将文件转换为选项卡 

在 Teams 中轻松查找常用文档和文件的一种方法是将文件转换为选项卡。要将文件转换为频道中的选项卡,请选择您的频道,然后选择文件。然后,只需将鼠标悬停在要转换为 Tab 的文件上即可。选择...“更多选项”按钮,然后选择“将此作为选项卡”。现在,该文件可直接从您的团队界面中获取,以便于查看、参考和使用。

很高兴知道将文件放入 Tab 不会将文件从其原始位置移动或对文件内容进行任何更改 - 它只是使打开更容易,更容易访问。尽管您可能不想将所有文件都放在标签中,但这是一个很好的选择,可以让您最常用的资产更容易获得,并且更容易找到和打开。

您还可以通过单击并将它们拖动到您喜欢的顺序来更改您制作到选项卡中的不同文件的顺序。如果您想删除文件选项卡,请单击下拉箭头并选择“删除”。请记住,这只会删除选项卡,而不会完全删除文件。

添加投票 

在不启动冗长对话或电子邮件线程的情况下调查团队成员的一种方法是创建投票。投票是在团队频道中使用 微软表格 应用程序或 Polly 应用程序。创建表单以便团队成员可以直接在团队中填写。甚至更好?投票结果将以图表形式自动填充,就在您的团队界面中。

Creating a new Poll is simple. Start with a new conversation, then select … for ‘More Options.’ Then choose Forms. From here, you can name your Poll, choose the type of Poll, and add questions or answers as needed. Then, simply choose ‘Next,’ edit if necessary, and when you’re ready, hit ‘Send.’ Then you can send a quick @mention to the whole Team so that everyone knows you’re expecting their response.

切换到黑暗主题 

长时间在明亮的电脑屏幕上工作,您的眼睛是否会感到疲劳? Microsoft Teams 包括深色模式或黑色主题,可让您将明亮的背景颜色更改为较深的颜色,从而使眼睛更舒适,尤其是在弱光环境中。

要进行此更改,只需移至您的个人资料并选择“设置”。然后,您可以选择您的界面主题。您可以选择默认、深色或高对比度。只需选择您喜欢的主题并点击关闭 - 就这么简单。

保存消息 

在 Teams 中,您可以随时随地轻松保存和查看重要消息。保存消息将确保您可以随时返回并在需要时轻松查看旧消息。您甚至可以保存其他用户的消息以及您自己的消息。

要保存消息,请移至该消息并将鼠标悬停在其上。然后,为“更多选项”选择...并选择“保存此消息”。保存消息后,书签图标将显示为红色,表示消息已保存。它们仅被添加书签供您参考,因此其他团队成员不会看到您已保存它们。

查看您保存的消息,移至右上角的个人资料,然后单击“已保存”选项卡。这会将您带到您保存的消息。如果您不再需要保存消息,只需转到红色书签图标并单击“取消保存此消息”。无论您在 Teams 中的哪个位置,查看您保存的消息的另一种方法是使用命令框中的 /saved 斜杠命令,这将为您提供所有已保存消息的按时间顺序排列的列表。

固定对话 

可能存在与您在 Teams 中最活跃的某些团队、频道和人员。我们使用“固定”选项可以更轻松地访问常用聊天、团队或频道以节省时间。固定是跟踪聊天的好方法,即使您只是暂时需要它,尤其是当您在工作日与许多不同的人交谈时。

要固定聊天,只需突出显示聊天,然后选择......作为“更多选项”。然后选择“固定”。现在,无论之后可能出现新聊天,这些对话都将位于您的列表顶部。固定聊天后,您可以通过单击并将它们拖动到您喜欢的顺序来上下移动它们。要取消固定聊天,只需单击 ... 以获取“更多选项”,如果不再是优先事项,请选择“取消固定”。请记住,您有 15 个固定聊天的限制。

可以对固定通道执行相同的操作。固定频道将保留在列表的顶部,这意味着您无需在快速需要它们时浪费时间寻找它们。如果您在不同的团队、渠道或项目中工作,则此功能很有用。要固定一个频道,只需将鼠标悬停在它上面,为“更多选项”选择 ...,然后选择“固定”。然后所有固定的频道将显示在您的团队列表的顶部。单击并将它们拖动到您喜欢的顺序,当然,如果它不再是优先事项,请取消固定。

对话中的乐趣和格式 

无论您在何处进行交流 - 无论是在频道内还是在聊天中 - Teams 都提供了多种方式来增强消息并为您的交流增添乐趣。每当您开始新对话或回复话题或聊天时,您都可以找到这些选项。

当您选择“格式选项”时,将打开撰写框。从这里,您可以更改字体样式、大小和颜色。您可以将文本加粗、斜体或下划线。您可以使用突出显示工具、项目符号或编号列表,甚至可以创建表格。最有趣的是?您还可以在对话中添加表情符号、GIFS、图像和贴纸。

从撰写框,您还可以创建公告。公告可能是发布在进行常规团队沟通的常规选项卡中的内容。公告旨在脱颖而出。您可以更改背景颜色、添加图像、包含标题,并且该消息在发送后也将被标记为公告。

无论您正在处理什么样的消息或公告,一旦您完成您的杰作,您只需单击“发送”。虽然您可能只想偶尔使用这些有趣的附加功能,但它们非常有趣美化某些对话和消息的方式。

额外提示:与团队成员联系的另一种有趣方式是通过赞美选项。每当您开始对话时,您都会看到此选项。要使用它,请选择“赞美”按钮,然后选择与您的信息语气相匹配的徽章。然后,添加收件人并在频道或聊天对话中随个性化消息一起发送。

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一些省时省力的技巧怎么样?我们希望这份最初的剧本让您在浏览 Teams 并尝试在工作中充分利用它时更加自信。但是,即使将这些技巧放在您的后兜里,您也可能需要一些额外的支持或咨询。

这就是为什么我们总是建议业务团队联系 专业的IT专家团队 谁有 Microsoft 解决方案的经验。合适的专业团队将知道如何流利地说 Microsoft 并了解所有提示和技巧,以帮助您定位 Microsoft Teams 以获得最佳性能和生产力。从不犹豫 伸手 向专业团队寻求额外支持。

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