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使用 Microsoft Outlook 节省时间的 10 种方法

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使用 Microsoft Outlook 节省时间的 10 种方法

人们似乎永远没有足够的一件事是时间。在繁忙的工作日中,通过减少使用 Microsoft Outlook 等程序的时间来扩展您的时间非常重要。在本视频中,您将发现 10 个有用的技巧,这些技巧可以让您将更少的时间花在小任务上,而将更多的时间花在实现目标上。

希望提高生产力并更快地完成工作?以下是减少在 Microsoft Outlook 中花费的时间的 10 种方法。

 

规则

拥有一个私人助理让一切变得更简单,有了正确的规则,Outlook 就可以做到这一点。规则接受您给它们的指示,并自动执行您需要的任何操作。您可以使用规则将特定邮件移动到文件夹、分配类别、删除邮件或转发邮件。

要创建规则,请右键单击示例消息,将鼠标悬停在“规则”上,选择“创建规则”,选择条件,重命名规则,然后点击“完成”。您还可以在主页选项卡下查找“创建规则”选项。高级选项通过搜索关键字来限制特定消息。要在创建规则后更改规则,请转到“规则”并选择“管理规则”。已经存在的消息在创建后也可以应用新规则。

收藏夹

要将特定文件夹与其他文件夹分开,请收藏它。收藏夹位于导航区域上方,便于查找。您可以将文件夹拖到收藏夹区域或通过右键单击添加。此外,您可以通过右键单击收藏夹来删除或重新排列它们。可以随时将消息拖到收藏夹。

将电子邮件转换为任务

将电子邮件转换为任务可以节省您的时间和精力。为此,请右键单击消息旁边的标志,设置您要执行任务的时间(可自定义时间),然后添加提醒。另外,您可以打开消息,点击“跟进”下拉菜单,设置时间,添加提醒。或者您可以将消息拖到任务区域。完成后,请考虑将邮件移动到其他文件夹,以表明它已被处理。

将电子邮件转换为约会

使用 Outlook 将电子邮件转换为约会,让安排变得轻而易举。执行此操作时,将鼠标悬停在消息上的同时按住鼠标右键,拖动到您的日历,然后选择约会类型。如果您想邀请其他成员参加约会,请将其加入会议并发出邀请。

大声朗读

使用朗读功能可让您同时处理多项任务。大声朗读给你的信息。请注意,大声朗读在 Web 版 Outlook 中称为沉浸式阅读器。要使朗读成为一个选项,请转到“文件”,单击“选项”,选择“轻松访问”,然后选择“显示朗读”。要使用它,请在消息选项卡中选择大声朗读。使用朗读时显示的工具栏有播放和暂停等选项,让您可以更好地控制该功能。使用朗读时,您可以更改消息的朗读语音或速度。此外,您可以双击一个单词并点击播放以从该点开始收听。

听写

听写与语音转文本非常相似。它允许您说出您想发送的内容,并以消息格式转录。请注意,这仅适用于使用 Outlook 桌面应用程序的 Microsoft 365 订阅者。

要使用此功能,请转到消息选项卡下的“听写”,在听写下拉列表中。不要忘记说出您想使用哪个标点符号(“感叹号”代表!)。完成后,进行所需的任何编辑。听写可用于消息的主题行或正文。

延迟交货

有时您不想用信息打扰他人,因为您工作时间很短。使用延迟传递,您可以控制何时发送消息。例如,您可以在周四凌晨 2:30 给 Adam 写一条消息,然后将其延迟到周五早上 10:00。要使用延迟投递,请创建或回复电子邮件,单击“选项”,选择“延迟投递”,选择“选项”,然后发送邮件。

快速步骤

快速步骤允许您通过单击对消息应用多个操作。这意味着您可以将来自 Mike 的消息发送到您的营销文件夹,并通过按一下按钮转发给 Jasmine。在功能区的主页选项卡上可以找到快速步骤。与规则不同,快速步骤并不总是处于活动状态。您可以控制何时使用它们。您还可以随时创建或删除任何快速步骤。此外,它们很容易定制。

要进行快速步骤,请转到主页选项卡下的“快速步骤”,单击“新建”,为快速步骤命名,选择将要完成的操作,根据需要添加操作,然后“完成”。如果您将经常使用快速步骤,请将其设为快捷方式。此外,您可以通过转到“管理快速步骤”来更改快速步骤列表的顺序、编辑快速步骤以及复制或删除一个快速步骤。

快速零件

快速部件使您可以随时准备好电子邮件模板。它们最适合用于重复的电子邮件。要创建快速部分,请开始一条新消息,键入并编辑消息,突出显示您要制作为快速部分的部分,选择“插入”,然后转到“快速部分”。然后,单击“将部分保存到快速零件库”,为其命名,选择它将进入的类别,添加描述,选择您的选项,然后就完成了。

要使用快速部分,请将光标置于消息正文中,依次转到“插入”和“快速部分”,选择您要使用的部分,然后根据需要进行编辑。要更换快速部件,请重复上述步骤并在出现提示时选择“更换快速部件”。此外,您可以将鼠标悬停在现有的快速部件上,单击鼠标右键,然后选择“组织和删除”。您可以在一条消息中包含多少个快速部分没有限制。

快捷工具栏

快速访问工具栏可以帮助您更快地使用 Outlook。它使您只需按一下按钮即可使用不同的功能。工具栏位于功能区上方,但也可以通过选择下拉菜单并单击“在功能区下方显示”来定位在功能区下方。 Outlook 的每个区域都有自己的快速访问工具栏版本,可以进一步进行自定义。

要自定义工具栏,请单击撤消按钮旁边的下拉菜单,然后选择要显示的功能。有很多选项可供选择,包括本文中提到的内容,例如延迟交货和快速零件。要更改工具栏中功能的顺序或显示哪些功能,请选择下拉菜单并转到“更多命令”。或者您也可以右键单击工具栏并选择“自定义快速访问工具栏”。

您准备好节省时间、精力和麻烦了吗?

要在一天中找到更多时间,您必须从定期做的小而耗时的事情开始。使用这 10 个技巧来加快您在 Microsoft Outlook 中的时间,您将获得比您不知道要做什么更多的时间。如果您想了解有关 Microsoft Outlook 的更多信息,请通过 BIOS Technologies 与我们联系。我们始终在这里帮助您的业务发展。

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